O melhor e mais atualizado conteúdo de gestão documental do mercado.
O objetivo deste artigo é explicar para você o que é uma boa política de gastos e quais são os seus diversos benefícios, quando bem estruturada no uso das práticas da empresa.
Modelagem de processos é o ato de representar as ações da empresa por mapeamento dos processos que a instituição costuma usar. A intenção é de documentar, compreender e fazer a análise dos trabalhos que são realizados, para que sejam automatizados e transformados.
Embora o arquivo permanente, muitas vezes, seja deixado de lado por gestores e demais colaboradores, a organização e a gestão correta desse tipo de documento são essenciais para o bom funcionamento dos processos dentro de uma empresa.
Neste post teremos como objetivo principal apresentar ao nosso leitor o conceito de limpeza de dados, como realizar este processo e para que serve a preparação dos dados para análise. Além disso, iremos diferenciar os conceitos entre dados limpos e comprometidos. Explicaremos também como a empresa deverá executar a tarefa de forma simples e segura.
Estamos vivendo uma era em que, praticamente, a maioria dos processos das empresas passam constantemente por transformações digitais. São ações técnicas em que as instituições potencializam os seus resultados por meio da automação.
Os processos institucionais estão cada vez mais sistematizados e digitalizados, tornando-se necessário uma gestão de documentos eficaz, que permite às empresas acesso seguro aos documentos e informações que podem influenciar na tomada de decisões.
Como sabemos, são inúmeros os fatores que contribuem para o bom funcionamento de uma empresa. É por essa razão que existem diversos setores empresariais, é uma maneira estratégica de gerenciá-los melhor.
Impulsionados pelas mudanças impostas a nós pela pandemia, as empresas agora estão acelerando as transformações digitais iniciadas antes da COVID-19 ou adotando rapidamente iniciativas digitais pela primeira vez.
A indexação de documentos é um processo muito importante para empresas de todos portes e segmentos do mercado. Esse processo que acompanha a digitalização melhora a organização das documentações e aumenta a produtividade dos colaboradores. Com a sua aplicação nos ambientes corporativos fica mais rápido e fácil encontrar dados relevantes.
A descaracterização de documentos é um processo necessário para evitar o acúmulo de informações desnecessárias. O armazenamento de arquivos sem validade afeta a gestão e atrapalha as rotinas dos colaboradores. Mas antes de começar a descartar é preciso ter certeza de que certas documentações não serão mais utilizadas para separá-las com segurança.
No dia a dia empresarial, são gerados muitos documentos, como notas fiscais, contratos ou boletos. O grande desafio dos gestores é fazer o correto armazenamento desses papéis, pois não basta apenas guardá-los, é preciso fazer isso adequadamente para facilitar e agilizar o acesso da informação, quando for necessário.
Embora os arquivos digitais estejam cada vez mais presentes nos negócios, os documentos físicos ainda são necessários em diversas instituições. No entanto, muitas vezes, os colaboradores gastam um tempo precioso dentro da empresa à procura de documentos e arquivos, simplesmente pela falta de organização desses arquivos.
Em um mundo cada vez mais digital, manter as informações protegidas tornou-se prioridade nas empresas, sobretudo devido ao grande volume de dados gerados diariamente. Por esse motivo, realizar o backup de documentos é uma alternativa eficaz para o problema, já que algumas situações inesperadas podem ocasionar perda de dados e diversos prejuízos ao negócio.
Organização de documentos é um aspecto que leva à facilidade de os funcionários encontrarem qualquer documento em tempo hábil. Essa ação faz total diferença em uma instituição que valoriza e deseja ajudar seus colaboradores a trabalharem com mais conforto.
O conceito deve ser aplicado a compliance de documentos para diminuir riscos de sofrer prejuízos financeiros e danos à imagem da marca. Ele permite aos empresários atuar em conformidade no mercado em decorrência do atendimento dos requisitos impostos pelas leis nacionais.
O sucesso de uma empresa depende consideravelmente da organização dos arquivos que os profissionais utilizam na sua rotina de trabalho. Isso chama-se “saúde organizacional”. É como a saúde do nosso corpo, que precisa estar em equilíbrio para que possamos realizar todas as nossas necessidades e obrigações.
Um formulário bem-feito faz toda a diferença na hora que a empresa precisa fazer a coleta de informações dos seus potenciais clientes. Seguindo uma série de procedimentos, é possível fornecer às pessoas uma boa experiência, de modo que ela faça o preenchimento dos dados rapidamente e sem perder uma grande quantidade de tempo.
Um inventário de almoxarifado bem elaborado, deve conter a identificação bem definida de todos os produtos, de preferência em uma planilha com campos básicos, como código do produto, descrição do produto, unidade de medida, setor de estoque, quantidade inventariada e outras informações importantes.
Existem duas formas de armazenamento de documentos: as guardas em empresas storage e em empresas terceirizadas especializadas em guarda de documentos. Vamos conhecê-las!
Quando bem administrado, o almoxarifado se torna um excelente aliado para o sucesso do negócio, uma vez que ele garante que a empresa “funcione” corretamente, reduzindo ao máximo equívocos que podem comprometer tanto a rotina de trabalho quanto a satisfação do cliente final.
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